Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

David Weinkötz · Proxyflow
Pulversheimer Straße 19a
68229 Mannheim, Deutschland
E-Mail: info@proxyflow.de
Datenschutzanfragen: support@proxyflow.de
Telefon: +49 176 42687754

2. Website, Hosting und technische Protokolle

Diese Website wird über Vercel bereitgestellt. Beim Abruf verarbeitet Vercel technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, Referrer sowie Browser- und Geräteinformationen. Wir verarbeiten diese Daten, um die Website auszuliefern, Angriffe abzuwehren und Fehler zu untersuchen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Website.

3. Cookies, Local Storage und Einwilligung

Wir verwenden keine Werbe- oder Social-Media-Tracker. Deine Einwilligungsauswahl wird für 180 Tage lokal in deinem Browser gespeichert. Technisch notwendige Speicherzugriffe dienen der Bereitstellung der Website und der Dokumentation deiner Auswahl. Optionale Dienste laden wir erst nach deiner Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG; die anschließende Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst deine Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern. Der Widerruf wirkt für die Zukunft.

• Technisch notwendig: sichere Seitenauslieferung und Speicherung deiner Auswahl.
• Funktional: Proxyflow Assistent, optionale E-Mail-Übergabe und Calendly-Terminplaner.
• Analytics: aggregierte Seitenaufrufe und Buchungsereignisse über Vercel Web Analytics.

4. Reichweitenmessung mit Vercel Web Analytics

Wenn du Analytics freigibst, erfassen wir Seitenaufrufe und die Ereignisse „Calendly geöffnet“ und „Termin gebucht“. Nach Angaben von Vercel werden dabei keine Third-Party-Cookies oder websiteübergreifenden Identifikatoren eingesetzt und die Messpunkte nicht mit einer Person oder IP-Adresse verknüpft. Verarbeitet werden können Zeitpunkt, Seitenpfad, Referrer, grobe Region, Browser, Betriebssystem und Gerätetyp. Wir übermitteln keine Namen, E-Mail-Adressen oder Chat-Inhalte als Analytics-Ereignisse. Der zur Besucherunterscheidung gebildete Wert wird nach Anbieterangaben spätestens nach 24 Stunden verworfen.

5. E-Mail-Kontakt und Terminbuchung

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir Absenderdaten, Nachrichteninhalt und technische Zustellinformationen über unsere bei Hostinger geführten Postfächer. Dies erfolgt zur Bearbeitung deiner Anfrage und zur Vertragsanbahnung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder, bei sonstigen geschäftlichen Anfragen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Calendly wird erst nach Freigabe funktionaler Dienste und deinem Klick auf eine Termin-Schaltfläche geladen. Bei einer Buchung verarbeitet Calendly insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Termin, Zeitzone sowie freiwillige Formularangaben. Die Buchungsdaten benötigen wir zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ergänzend gelten die Datenschutzhinweise von Calendly.

6. Proxyflow Assistent

Der Assistent wird erst nach Freigabe funktionaler Dienste geladen und weist sichtbar darauf hin, dass du mit einer KI chattest. Für die Fortführung einer Unterhaltung speichern wir eine zufällige Besucher-ID im Local Storage und einen Sitzungszustand im Session Storage. Übermittelt und verarbeitet werden können deine Nachrichten, KI-Antworten, Besucher- und Sitzungs-ID, Seitenkontext, Zeitstempel sowie notwendige technische und Sicherheitsdaten.

Datenbank-, Storage- und Backend-Funktionen des Assistenten laufen über Supabase mit primärer Projektregion Frankfurt (eu-central-1). Sämtliche produktiven Modellaufrufe für Antwortgenerierung, Extraktion und semantische Suche einschließlich Embeddings laufen über Microsoft Azure OpenAI mit Bereitstellungen des Typs DataZoneStandard in der EU Data Zone. Prompts und Antworten werden damit innerhalb der Azure EU Data Boundary verarbeitet; ein Rückfall auf Global-Deployments oder die öffentliche OpenAI-API ist für diese Pfade nicht vorgesehen.

Der Proxyflow-Assistent wird mit Auftragsverarbeitungsverträgen, Zugriffsbeschränkungen, dokumentierten Löschfristen und technischen Schutzmaßnahmen DSGVO-konform betrieben. Prompts, Antworten und Embeddings werden weder Microsoft noch Modellanbietern ohne ausdrückliche Freigabe zum Training generativer Basismodelle bereitgestellt. Die Modelle selbst sind zustandslos. Davon getrennt bleiben die nachfolgend beschriebene Speicherung im Proxyflow-System sowie Sicherheits- und Missbrauchsprüfungen innerhalb der Azure-Dienste.

Berechtigte Proxyflow-Mitarbeitende können Gespräche im Support-Dashboard einsehen und eine Unterhaltung übernehmen, wenn du persönliche Unterstützung anforderst. Chat-, Support- und pseudonyme Profildaten sind derzeit auf eine Aufbewahrung von 30 Tagen nach der letzten Aktivität konfiguriert. Bitte übermittle im öffentlichen Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder vertraulichen Informationen.

KI-Ausgaben werden probabilistisch erzeugt und können falsch, unvollständig, missverständlich oder veraltet sein. Sie ersetzen keine rechtliche, steuerliche, medizinische oder sonstige fachliche Beratung. Wichtige Angaben müssen unabhängig geprüft werden; es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung statt.

7. Optionale Lead-Übergabe

Wenn der Assistent eine persönliche Kontaktaufnahme anbietet, wird deine E-Mail-Adresse nur nach einer gesonderten Bestätigung gespeichert und mit dem zugehörigen Gespräch verknüpft. Zweck ist die von dir gewünschte Kontaktaufnahme; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und bei einer konkreten Vertragsanfrage zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Geschlossene Leads werden nach 90 Tagen, sonstige Lead-Datensätze spätestens nach 180 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder die weitere Bearbeitung deiner Anfrage entgegenstehen. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über support@proxyflow.de widerrufen.

8. Kunden-Onboarding und Delivery

Über einen persönlichen, tokenbasierten Onboarding-Link verarbeiten wir Unternehmens- und Kontaktdaten, Konfigurationsangaben sowie freiwillig hochgeladene Dokumente, um den beauftragten Assistenten einzurichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit wir Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten, gelten ergänzend der Auftragsverarbeitungsvertrag und die dokumentierten Weisungen des Kunden.

Uploads werden serverseitig extrahiert und in Textabschnitte zerlegt. Produktive Extraktions-, Chat- und Embedding-Aufrufe für Kundendaten laufen über die genannten Azure-DataZoneStandard-Deployments in der EU Data Zone. Embeddings dienen der semantischen Suche; die Antwortgenerierung erfolgt durch das Chatmodell. OpenAI Codex darf im internen Entwicklungs- und Delivery-Prozess nur für öffentliche oder wirksam bereinigte Inhalte eingesetzt werden, nicht für Besucherchats, unbereinigte Uploads oder sonstige personenbezogene beziehungsweise vertrauliche Kundendaten. Originaldateien werden nach erfolgreicher Einspeisung aus dem operativen Upload-Speicher gelöscht; die daraus erzeugten Textabschnitte bleiben für die Vertragsdurchführung und nach Maßgabe des AVV gespeichert.

9. Kontakt- und Kundenorganisation

Für die interne Organisation von Interessenten und Kunden nutzen wir Notion. Dort erfassen wir grundsätzlich allgemeine geschäftliche Kontaktdaten, öffentlich verfügbare Unternehmensinformationen sowie Status und Zeitpunkt von Gesprächen oder Terminen. Interne Reports, Chatverläufe oder vertrauliche Kundendokumente sind dafür nicht vorgesehen; Notion AI ist für diese Datenbank deaktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

10. Empfänger und eingesetzte Dienste

• VercelHosting, technische Protokolle und – nach Einwilligung – Web Analytics.
• SupabaseDatenbank, Storage, Authentifizierung und Backend-Funktionen; primäre Projektregion Frankfurt.
• Microsoft AzureKI-Antwortgenerierung, Extraktion und Embeddings über DataZoneStandard-Bereitstellungen innerhalb der Azure EU Data Boundary.
• CalendlyTerminbuchung nach Freigabe und Klick auf eine Termin-Schaltfläche.
• HostingerGeschäftliche E-Mail-Kommunikation.
• NotionInterne Organisation allgemeiner Geschäfts-, Kontakt- und Termindaten; Notion AI ist dafür deaktiviert.
• OpenAI CodexNur intern für öffentliche oder wirksam bereinigte Entwicklungs- und Delivery-Inhalte; keine Besucherchats, unbereinigten Uploads oder personenbezogenen beziehungsweise vertraulichen Kundendaten.

Soweit Anbieter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten oder von dort zugreifen können, erfolgt die Übermittlung nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, der EU-Standardvertragsklauseln oder anderer geeigneter Garantien.

11. Weitere Speicherdauer und Sicherheit

E-Mail-, Termin-, Vertrags- und Abrechnungsdaten speichern wir so lange, wie es für die Bearbeitung, das Vertragsverhältnis und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Calendly-Daten richten sich zusätzlich nach den Einstellungen des Proxyflow-Kontos und den Fristen des Anbieters. Wir schützen Daten insbesondere durch TLS-verschlüsselte Übertragung, rollenbezogene Zugriffe, private Speicherbereiche, serverseitige Geheimnisse und eine Trennung der Kundenbereiche. Absolute Sicherheit kann technisch nicht zugesagt werden.

12. Deine Rechte und Beschwerdemöglichkeit

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich dafür an support@proxyflow.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz ist regelmäßig der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig.

13. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Website, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern.